Facturation électronique : ce qui change pour les cabinets comptables

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques par l'intermédiaire d'une Plateforme Agréée (ex-PDP), immatriculée par la DGFiP. L'émission et l'e-reporting suivent un calendrier en deux temps selon la taille de l'entreprise. Pour un cabinet, la conséquence est simple : tous vos clients assujettis sont déjà concernés par une partie de la réforme, mais pas tous au même degré.

La plupart des portefeuilles sont composés de TPE et de PME. Pour elles, l'année qui sépare les deux échéances sert à préparer l'émission, alors que la réception est déjà en place ou devrait l'être. Le calendrier détaillé est rappelé sur notre page facturation électronique 2026.

Un annuaire central indique, pour chaque entreprise, la plateforme qui reçoit ses factures. C'est la plateforme choisie qui y inscrit l'entreprise, avec son accord explicite : aucune inscription n'est automatique. Un client qui n'a rien décidé n'est donc pas raccordé, et ses fournisseurs ne trouvent pas dans l'annuaire la plateforme à laquelle adresser leurs factures.

Le choix revient à l'entreprise. Elle peut toutefois confier ce choix et son inscription à son expert-comptable par un mandat dédié, souvent intégré à la lettre de mission ou à un avenant. Que vous décidiez pour le client ou que vous l'éclairiez seulement, les mêmes critères reviennent :

• La circulation vers le cabinet : comment les factures émises et reçues vous parviennent-elles, dans quel format, à quel rythme ?
• L'articulation avec l'outil de facturation du client, surtout pour ceux qui émettront à partir de 2027.
• La gestion de plusieurs entreprises, si vous comptez centraliser une partie du portefeuille.
• La réversibilité : les conditions pour changer de plateforme plus tard.
• Le coût et l'accompagnement, à rapporter à la taille et au volume de chaque client.

Limiter le portefeuille à quelques plateformes simplifie la formation des équipes. Notre page sur les Plateformes Agréées explique leur rôle. Précision utile : SHAU Factur n'est pas une Plateforme Agréée, il s'appuie sur une Plateforme Agréée immatriculée.

La réforme fait cohabiter deux mandats distincts. Le premier, évoqué plus haut, autorise le cabinet à choisir la plateforme et à y inscrire le client. Le second est le mandat de facturation de l'article 289, I-2 du CGI : un tiers peut établir les factures au nom et pour le compte de l'entreprise s'il a reçu un mandat préalable.

• La loi n'impose aucun formalisme, mais le mandat doit pouvoir être prouvé : un écrit s'impose en pratique.
• L'entreprise reste responsable de ses factures et de la TVA correspondante, même quand le cabinet les établit.
• Une procédure d'acceptation des factures est fixée entre les parties : qui valide, dans quel délai, et ce qui vaut accord.
• Le périmètre (types de factures, clients concernés, durée) mérite d'être écrit pour éviter les malentendus.

Le guide mandat de facturation détaille le contenu d'un mandat. Dans l'offre Cabinet de SHAU Factur, les mandats sont préparés dans l'application et signés en ligne par le dirigeant de chaque entreprise.

Une facture électronique au sens de la réforme n'est pas un PDF envoyé par e-mail : c'est un fichier structuré dans l'un des formats du socle, Factur-X, UBL ou CII, conformes à la norme EN 16931. Les données arrivent lisibles par une machine, ce qui réduit la ressaisie et déplace le travail du cabinet vers le contrôle.

Les factures portent aussi de nouvelles mentions : le SIREN du client, la catégorie d'opération (biens, services ou mixte), l'adresse de livraison lorsqu'elle diffère de celle du client et, le cas échéant, l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits. Ces informations facilitent l'imputation et les contrôles de TVA, à condition d'être justes à la source.

Côté achats, les factures fournisseurs arrivent par la plateforme de chaque client. Reste à savoir comment elles rejoignent le cabinet : accès direct, export régulier ou transfert vers votre outil de production. Fixez la règle au moment du choix de la plateforme plutôt qu'après les premières clôtures.

La réforme fait apparaître des besoins que beaucoup de clients, surtout parmi les plus petits, ne sauront pas couvrir seuls :

• un diagnostic de préparation : outil, fichiers clients, circuit de validation, volumes ;
• le choix de la plateforme et l'inscription à l'annuaire, sous mandat ;
• le paramétrage de l'outil de facturation et la mise à jour des fichiers clients ;
• l'émission des factures sous mandat pour les clients qui préfèrent déléguer ;
• le suivi des encaissements et des relances ;
• la formation des personnes qui facturent chez le client.

Ces missions ont des limites à poser dès le départ. L'entreprise demeure responsable de ses factures : rien ne vaut accord sans la procédure d'acceptation convenue. Émettre pour un client crée une charge récurrente, à tenir pendant les congés comme en période fiscale. Enfin, chaque mission doit rester compatible avec vos règles professionnelles et être chiffrée à son coût réel, plutôt qu'absorbée dans un forfait existant.

Traiter la réforme client par client épuise les équipes. Une approche par lots homogènes donne de meilleurs résultats :

1. Segmenter le portefeuille selon l'échéance, l'outil de facturation et le degré d'autonomie du client.
2. Préparer les modèles : avenant à la lettre de mission, mandats, message aux clients, fiche de collecte des informations.
3. Lancer un lot pilote de quelques clients représentatifs pour éprouver la méthode.
4. Généraliser lot par lot, chaque lot ayant un responsable et une date de fin.
5. Suivre l'avancement dans votre inventaire et traiter les retardataires à part.

Pour les clients dont vous assurez la facturation, un outil multi-entreprises évite de multiplier les accès. L'offre Cabinet de SHAU Factur réunit plusieurs entreprises dans un seul compte, avec un menu « Entreprises » et un sélecteur de société active. Chaque entreprise conserve sa numérotation, son identité sur les PDF et les Factur-X (le cabinet n'apparaît pas comme émetteur), ses archives scellées par empreinte SHA-256 et ses exports. La visite vidéo de l'offre Cabinet et la documentation pour les comptables montrent ce fonctionnement.

Un message clair, envoyé tôt, vaut mieux que des réponses au cas par cas. Adaptez-le à chaque segment, mais gardez la même structure :

• ce qui s'applique déjà : la réception par une Plateforme Agréée ;
• ce qui arrive le 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises ;
• ce que le cabinet prend en charge et ce qui reste du ressort du client ;
• ce que vous attendez de lui : une décision, une signature, des fiches clients complétées ;
• le calendrier du cabinet et la personne à contacter.

Un e-mail d'information, une réunion collective et un rappel lors du rendez-vous annuel couvrent la plupart des situations. Gardez une trace écrite des conseils donnés et des décisions de chaque client.

Pour être identifiable par des entreprises qui cherchent un professionnel, le programme partenaires vient d'ouvrir : il permet de publier une fiche dans un annuaire public et de recevoir des demandes d'entreprises, sans garantie de volume. Les conditions figurent sur la page devenir partenaire.

• Inventaire du portefeuille réalisé et tenu à jour.
• Plateforme retenue pour chaque client assujetti, inscription à l'annuaire confirmée.
• Mandat de choix de plateforme intégré à la lettre de mission ou à un avenant, lorsque le client vous confie ce choix.
• Mandats de facturation signés pour les clients dont vous établissez les factures, avec une procédure d'acceptation écrite.
• Circuit des factures fournisseurs défini, de la plateforme du client jusqu'à votre outil de production.
• Fichiers clients de vos clients complétés : SIREN, adresses, catégorie d'opération.
• Outils d'émission vérifiés pour les clients concernés en 2027.
• Nouvelles missions décrites, chiffrées et réparties dans l'équipe.
• Message aux clients envoyé et réponses suivies.

Pour estimer ce que représenterait l'équipement des clients dont vous gérez la facturation, le simulateur calcule le coût selon la taille de votre parc, avec une facturation au siège dégressive.